（1）领导与指导作用。党和国家的各级领导机关，可以经常通过制发公文来部署各项工作，传达自己的意见和决策，对下级机关或部门的工作进行具体的领导和指导。
（2）行为规范作用。公文具有行为规范作用，这是公文本身所具有的强烈政治性与法定的权威性等特点赋予的，这些规范性公文一经发布，便成为全社会的行为规范，无论社会组织或个人都应当依照执行，不可违反。
（3）传递信息作用。公文是传递信息的重要渠道。党和政府的决策、方针、设想和意图等，常常是通过公文的传递而取得的。
（4）公务联系作用。各机关单位在处理日常事务工作中，经常要与上下左右有关的机关单位进行联系。（5）凭据记载作用。公文是机关公务活动的文字记录。既然每一份文件都反映了制发机关的意图，那么对受文机关来说，就可将文件作为安排工作、处理问题的依据。还有一些公文具有明显的记载作用，例如会议记录、传遍纪要、电话记录等。
