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(简答题)

在凭证录入模块中为什么要有正确性检查措施?简述凭证录入模块应该包含哪些正确性检查措施?

正确答案

计算机数据处理的特点是“垃圾进,垃圾出”,不正确的凭证输入计算机,必然产生错误的账簿和报表。因此,在录入过程中必须增加正确性检查措施,确保凭证正确可靠。 凭证录入模块所包含的正确性检查措施主要有:
(1)凭证号检查
凭证号是记账凭证的标识,按会计制度要求,不同类型凭证每月分别从1开始连续编号,不能有重号、漏号。因此,凭证录入模块能够检查出最后一张凭证号,自动加一后生成当前凭证号。
(2)凭证日期检查
凭证日期用于标识经济业务发生的时间,凭证日期必须为公立日期,凭证日期应该随凭证号递增而递增等。因此,凭证录入模块应该能够自动检查凭证日期的正确性。
(3)科目编码检查
科目编码是经济业务分类的主要依据,凭证录入模块应该提供对科目编码进行一系列的检查的功能:
①存在性检查
存在性检查,即检查凭证中科目编码是否存在。财会人员在输入记账凭证时,输入一科目编码,如果财会人员在进行初始化科目设置时设置了该科目编码,即“科目文件”有该科目编码存在,那么检查结果为“正确”或“真”,否则,检查结果为“错误”或“假”。
②是否是明细记账科目的检查
是否是明细记账科目的检查,即检查凭证中科目编码是否为最底级科目编码或记账明细科目。在计算机条件下,科目是分级的。输入记账凭证时,只能输入记账明细科目或最底级科目,不能输入控制性科目或父科目。如果输入记账明细科目,检查结果为“正确”或“真”,否则,检查结果为“错误”或“假”。
③与凭证类型是否相符的检查
与凭证类型是否相符的检查,即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符的检查。特定的凭证类型有时要求凭证中必须出现某些科目:如付款凭证中贷方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目;收款凭证中,借方科目必须出现“现金”或“”银行存款“科目。若满足上述条件,检查结果为”正确“或”“真”,否则,检查结果为“错误”或“假”。
(4)金额检查
任何一张凭证都满足“有借必有贷”的原则。因此,对每一张凭证存入凭证文件之前,必须自动进行借贷平衡检查。如果平衡,检查结果为“正确”或“真”,否则,检查结果为“错误”或“假”。只有当所有检查结果都为“正确”或“真”,该张凭证才能被计算机接收,否则计算机拒绝接收。

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