（1）不同的文种具有不同的写作特点和写作要求，正确地选择文种，有助于促进公文写作的规范化。
（2）不同的文种揭示了不同的发文意图和不同的处理方式，正确地选择文种，有助于使文件得到及时妥善的处理。
（3）不同的文种具有不同的性质和功效，正确选择文种，有利于维护公文的严肃性、权威性和有效性。总之，文种选用是否得当有可能影响该文件的整个生命周期，影响相差的行政管理活动或业务活动的开展，因此，文种的选择不容忽视。
区别：通用文种是伴随着所有社会组织的各项活动、为各行各业在日常工作中共同使用，使用范围较为普遍
专用文种只限用于特定的组织机构及其特定的业务范围之内，不具备通用性。
