元代各级官府中掌理文书档案的管理为数甚多，从管理档案人员来看，大致分为三类。
其一，主管官员。主要是各级机构中的首领官。元代各级机构均置首领官以统领吏员、执掌衙门文书案牍、协助长官处理政务。中书省、行省、枢密院、六部等机构首领官如郎中、员外郎、都事、主事，地方机构首领官包括经历、知事、典簿、照磨、提控案犊、都吏日、吏日、典史等职，均为主管文书档案的官员。
其二，具体负责官员。主要是各架阁库的管勾。中书省统领全国政务，各种文字档案资料繁多，架阁库规模较大，分设汉人、回回、蒙古架阁库。汉人、蒙古架阁库管勾各二人，回回架阁库设一人。行省不分汉人、蒙古、回回架阁库，仅置管勾一员。枢密院架阁库置管勾、同管勾各一人。御史台及江南、陕西行御史台置管勾兼承发各一人。架阁库管勾正八品，每年体禄为“至元钞”三十五两。路总管府不设管勾一职，由照磨兼承发架阁。
其三，吏职人员。具体从事档案入架、收藏、保管等事务。中书省、枢密院、御史台及六部等中央机构及地方行省、宣慰司机构中，承担这些事务的主要是典吏。中书省省直接承担收藏、保管档案的吏职有14人，其中汉人架阁库10人，蒙古、回回架阁库各2人。枢密院是全国最高军事机构，典吏多至17人。廉访司及地方上路、府洲、县、录事司衙门吏职人数较少，保管档案之事多由司吏或者书吏担任。
