甲历档案主要由吏部形成。吏部所拟注之官，就形成“甲”，经尚书省长官“署甲”后，由门下过门下省。申门下的甲，称“官甲”，谓之过官。“过官”既由门下审核。拟官不当，门下可予以驳正。门下省同意则由门下再过中书，中书省同意则在所进官甲上画“可”字，称“敕甲”，原件退回门下省归档。并抄送尚书吏部执行，盖“制可”骑缝印。对授官者，谓之告身。可知，三省甲库既有分工、又有联系，形式上是中央三省机关三个官员人事档案库，实质上是一个统一的封建国家中央人事档案库。
吏部甲库是甲历的主要收藏机构，除保存本机关所形成的官甲，勋封甲和考功簿书，还有其它平行机构、隶届机构和非隶届机构的官甲及朝廷命官的敕甲。中书省所藏的主要是王命制辞的制敕甲。门下省甲库档案则有多种。
