唐朝三省各自承担的秘书职能可归纳为“中书出令,门下审议,尚书执行”中书省负责草拟国家的政令,这些命令均以皇帝的制,诏,敕等名义制作。同时,凡政府各部门和地方官府上呈的奏章,表状等,由它呈送皇帝并根据皇帝的旨意草拟批答。
门下省负责各种文书的审议。如同意,由长官侍中签字后退还给中书省,中书省官员签字后,再呈送皇帝批准,最后交尚书省;如不同意,可行使封驳权,封驳即封还皇帝失宜的诏命,驳百官有违误的奏章表述。
尚书省负责执行中书省转下的各种命令。
三省职能中的“中书出令”实则是根据皇帝的意图提出决策方案,起辅助决策作用,实际决策权操于皇帝之手:“门下审议”只是代表皇帝认可或否决中书省提供的决策方案,由皇帝最后裁决:“尚书执行”则为收受,处理,落实各项诏命,因此这三省具有皇帝秘书机构的职能。
三省职责的划分使皇帝诏书等文件的制作工作由草拟,审核,转发执行三个各自独立的机构来共同完成,它既提高了文件的准确性,又使三省相互制约,防止秘书工作机构扩大为独立的决策机构,以保证皇权。它将魏晋以来产生的三省制度趋于完善,是古代秘书工作成熟的标志之一