（1）将文件置于机关工作整体中考察，从本机关的职权范围，社会地位和作用等角度确定其立卷范围及保存价值。
（2）加强内部文件的收集，保持应立卷归档文件的完整齐全，尤其是为经过机关文书处理登记的一些“帐外”文件。
（3）区分文件与资料。文件是在机关工作活动中形成的具有法定效用和规范体式的信息记录，具有法定的权威和执行效用；资料是机关为了工作参考而编写或收集的其他机关的材料。
（4）制定出科学合理的机关文件归档范围，需要机关文书部门与档案部门相互协作共同研究，以发挥文书处理部门了解文件运转过程、档案部门熟悉归档整理技术、要求的优势，确保文件归档范围的实用性和针对性。
（5）在归档范围中应明确，应归档电子文件中的元数据、背景信息等要进行相应归档；应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸，文件处理单的，应与文件正文、定稿一并归档；机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
