在很多沟通场合中,沟通者可能拥有或考虑到会拥有多个不同的受众(群),当对象超过一人,就应当根据其中对沟通目标影响最大的人或团体调整沟通内容。一般来说,沟通中的受众包括五类:
第一类为最初对象。他们最先收到信息,有时这些文件就是这些最初对象要求你提供的。
第二类是守门人,即沟通者和最终受众之间的"桥梁受众",他们有权阻止你的信息传递给其他对象,因而他们也有权决定你的信息是否能够传递给主要对象。有时让你起草文件的就是守门人;有时守门人在公司的更高层;有时守门人来自企业外部。守门人分析在于分析是否必须通过此人来传达信息?如存在,则分析他是否会因为某些理由而改变信息或封锁信息?
第三类是主要受众,又称直接受众,即那些直接自沟通者处获得口头或书面信息的人或团体。他们可以决定是否接受你的建议,是否按照你的提议行动,各种信息只有传递给主要对象才能达到预期的目的。
第四类是次要受众,又称间接受众,即那些间接获得信息,或通过道听途说,或受到信息波及的人或团体。他们可能会对你的提议发表意见,或在你的提议得到批准后负责具体实施。
第五类是意见领袖,即受众中有强大影响力的、非正式的人或团体;他们可能没有权力阻止传递信息,但他们可能因为拥有政治、社会地位和经济实力,而对你的信息的实施产生巨大影响。
第六类是关键决策者,即最后且可能最重要的,可以影响整个沟通结果的关键决策者。如存在则要依据它们的判断标准调整信息内容。(可以归为某一类)。