现代办公环境要求文书工作人员首先具备现代管理理念。
（1）具有信息意识：：努力扩大信息源和信息量，制作公文是注重提高信息的“含金量”，传递、办理公文讲求准确、快捷，存储信息力求“全息保真”，公文信息的加工与提供利用提倡信息资源共享。
（2）具有效率意识：适应信息社会追求高效的时代特征，文书人员必须尽快学会运用现代化的技术与设备从事文书工作，提高文书制作、传输、办理、处置等各环节的效率，使公文既是发挥生命周期中各个阶段的最佳功效，力争效益最大化。
（3）具有法律意识，特别是在电子文件环节中，其“变幻莫测”的诸种技术特性与网络的不安全性等对这种新型载体文件的真实性、原始性、可靠性、安全性等提出了前所未有的挑战，稍有疏忽，便于有可能导致文件失真、损毁或引发司法纷争，所以现代文书人员必须具备相应的法律意识。
（4）具有参与意识：信息社会，文书人员必须打破一味被动服务的局面，主动收集、加工、反馈信息，为领导决策提供依据；认真研究文件管理系统的功能需求，为软件设计人员提供依据；努力探讨电子文件等新型载体文件的法律保证与法律效力，唯有管立法提供依据。
其次，现代办公环境还要求文书工作人员掌握多种技能，即一专多能。要求懂管理，懂专业，了解文件工作及其后期档案工作的各个环节与工作规范、方法等，具备对文件的整个生命周期予以有效管理的能力，特别是具备运用现代科技手段和操作办公自动化设备的能力。
