首页学历类考试电大国家开放大学《办公室管理》

(题干)

本题共计 1 个问题

某年3月5日,新欣化工公司的总经理出差了,这次的期限是从3月5日至3月12日,预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件,其中上司亲启的信一封,一个邮包,总经理办公室收件三封,其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室,小王说:“小李,把这封信交给你们科长”,小李把信带走了。 小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里,又拆开总经理办公室收件,一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会,小王想,总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会,12日他正好回来,一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信,明确告知对方总经理将参加会议,并替总经理签了名。拆开第二封信,拿出信纸,里面还有两张产品样品的照片,小王看了信的内容,附件里说明有三张照片,小王不知道如何处理,她把照片又放回了信封中。 
小王拆开邮包,发现是产品研发中心为了开发新产品,在前几天订购的新型材料,一共有五个品种,小王凭印象觉得订购的是三种,多了两种。心想,是供应商主动送来的,不拿白不拿,于是她打电话让研发中心的人取走了。

简答题
1

小王处理邮件的做法是否正确?如果不正确,正确的做法应该是怎样的?

正确答案

(1)河南分公司邮件转交销售科处理的,应制作签收单,要求小李签名,并注明时间;
(2)把上司亲启信件先保存下来,并通知发信人信已收到,告诉对方何时可能得到答复;
(3)12日回来就参加会议不妥当,不宜在总经理出差回来的当天安排活动。
(4)在回信上应签上自己的职称,发出前复印一份,留待上司过目;
(5)发现附件缺少,应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量,接着应及时打电话或写信与寄信人联系;
(6)没有订购的东西不能签收;
(7)在移交邮包里的物品时,要先打印一份清单,注明收到的日期,请接受人员在上面签字,并保存好;

答案解析

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    海金精密仪器有限公司的技术开发部有8个工作人员,他们群策群力,花了整整一年开发了BRM系列产品,经广泛宣传,推销,国内外的销路很好,给公司创收了几百万元。公司总经理为了鼓励部下再接再厉,决定宴请技术开发部的全体成员,具体的时间、地点由总经理秘书卜小姐安排,只是规定了费用总数为2000元。除了宴请,卜秘书还可建议用其他方法来鼓励技术开发部吗?效果怎样?

    答案解析

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