文书工作不是一种个体行为，它是围绕着文书处理程序而形成的群体行为。因此，文书工作人员的状况，不仅包括文书人员个体的层次和素质要求，还应包括文书人员群体结构的优化。只有形成一个机构合理、配合良好、工作协调的文书人员群体，才能发挥文书工作的整体效能，并为文书人员个体发展创造良好的人文环境。
（1）合理的技能机构。这是指根据各层次的文书工作的不同任务，按比例将文书人员群体的能力结构进行科学组合。这样才能使文书工作人员群体具有较高的整体优势，才能适应文书工作的层次和分工的需要。
（2）互补的性格结构。这是指根据文书工作的任务要求，建立起文书人员群体互补的性格机构。
总之，建立优化的文书工作人员的群体结构，其实质在于开发潜能及合理搭配，它一般是沿着与文书人员的个体素质要求相反的方向发展：即文书人员的群体结构优化在于“用人所长”，而文书人员个体素质在于“补人所短”。两者共同构成文书工作人员的整体特征。
