优化是文书工作标准化原理之一。所谓优化，是指按照特定的目标，在一定条件下，以科学技术和实践经验的综合成果为基础，对文书工作标准系统的构成要素及其相互关系进行选择、设计或调整，使之达到最佳效果。运用优化原理是一般应遵循以下程序：
①第一步，确定目标。即先从标准经对象的整体功能出发确定目标。
②第二步，明确限制条件。标准要收各种相关因素的制约，只有在条件许可和相关因素协调的基础上，优化的结果才是现实可行的。
③第三步，分析和决策。即对各种标准化方案进行分析比较，集思广益，以便制定出适合我国国情的文书工作标准化及标准体系。
