1、决定发文和授意。
2、拟稿。
3、会签。主办部门代领导机关所拟文稿中涉及其他部门的问题时，应事先征得有关部门的同意，并请有关部门的领导人签字。
4、核稿。对文件草稿的审核。文件草稿在送交领导人最后审批签发之前，由机关办公厅（室）对文稿的内容、体式、语言表达等作全面的审核检查。核稿的目的是保证文件的质量。
5、送审。
6、签发。签发是文件形成的关键性环节。文件经过领导人核准签发后即已生效。签发人是代表发文组织行使权力的，对文件负有完全责任，应以高度责任感行使这一权力。
7、稿。定稿是文件的标准稿本，是进行发文登记和缮印的依据。
8、文编号。
9、缮印。
10、校对。
11、装订。
12、用印。
13、分装。
14、发文通知单。机关发文时填写的清单。收文机关可按照发文通知单核对所收到的文件，便于发现问题，及时与发文机关联系。
15、拣封。
16、检查。
17、装封。
18、封口。
19、投送。
20、发文收集整理。
