公文的功能可分为基本功能和具体作用两个方面。
（1）其基本功能表现为两个方面：
①公文是工务管理的工具。制作公文的根本目的在于传递管理信息，因此公文的首要功能是作为工务管理的工作。
②公文是社会沟通的手段。公文在传递工务管理信息的过程中则在很大程度上在社会上公开，因此在客观上是公文成为社会组织之间、社会组织渔民中之间相互沟通的手段。
（2）公文的具体作用表现为：
①策令作用。具有领导及管理职能的社会组织，通过公文把党和国家的方针、政策及自己的政令，传达给其他社会组织及其人员，即起策令作用。
②规范作用。各种法律、法规和规章等公文，具有规范人们行为的作用。
③宣传作用。各种公文在发布和实施的过程中实际上都对党和国家的方针政策起到宣传作用。
④联系作用。公文在上下组织之间、在平级和不相隶属的组织之间交流信息、互通情报、商洽公务，无疑是在各级机关组织之间起着联系的作用。
⑤凭证作用。公文具有显性效用，受文单位要以此作为工作的依据，在完成了先行作用之后作为历史文献又是历史的真凭实据。总之，公文在其“生命周期”的各个阶段，都在发挥凭证作用。
